Onboarding-ul angajaților reprezintă procesul de integrare a noilor membri ai echipei într-o organizație și are un impact direct asupra experienței acestora, a productivității lor și asupra culturii organizaționale. Un onboarding bine gestionat nu doar că îi ajută pe angajați să se adapteze mai rapid la noile responsabilități, dar creează și un sentiment de apartenență și angajament față de companie. De aceea, este esențial să ai un proces de onboarding clar, structurat și bine implementat. Iată câteva dintre cele mai bune practici pentru un onboarding de succes.

1. Planifică onboarding-ul dinainte de primul zi

Unul dintre cele mai mari erori pe care le pot face companiile este să aștepte ziua în care angajatul începe să lucreze pentru a începe procesul de onboarding. În realitate, integrarea începe chiar înainte ca angajatul să pună piciorul în birou (sau în fața ecranului, în cazul lucrului la distanță). Pregătirea prealabilă poate face diferența între o primă zi haotică și una bine organizată.

Ce trebuie să faci:

• Trimite documentele necesare înainte de prima zi (contract de muncă, fișe de confidențialitate etc.).
• Creează un program detaliat pentru prima zi și primele săptămâni.
• Pregătește echipamentele necesare (laptop, acces la software, adrese de e-mail, conturi pe platformele interne etc.).
• Asigură-te că angajatul are toate informațiile necesare pentru a începe, precum harta biroului sau detalii despre accesul în clădire.

2. Creează un program structurat de onboarding

Un program structurat de onboarding va ajuta angajatul să înțeleagă mai rapid procesele interne, să cunoască cultura organizațională și să dobândească abilități esențiale. Onboarding-ul ar trebui să fie un proces gradual, nu o activitate care se rezumă doar la o zi sau două. Un astfel de program va acoperi aspecte esențiale, cum ar fi formarea în privința proceselor interne, integrarea echipei și familiarizarea cu obiectivele și valorile companiei.

Ce trebuie să faci:

• Planifică onboarding-ul pe mai multe zile sau săptămâni, în funcție de complexitatea rolului.
• Asigură-te că noii angajați au sesiuni de training despre software-ul și sistemele folosite în organizație.
• Include întâlniri cu diverse echipe din companie pentru a înțelege mai bine cum se interconectează departamentele.
• Organizează sesiuni de formare continuă pe parcursul primelor luni de activitate.

3. Fă onboarding-ul personalizat

Fiecare angajat este diferit, iar un onboarding standardizat nu este întotdeauna eficient. Pentru a asigura o integrare corectă și rapidă, personalizează experiența în funcție de rolul și nevoile fiecărei persoane. Angajații vor fi mult mai implicați dacă vor simți că onboarding-ul le este adaptat și că organizația este interesată de progresul lor individual.

Ce trebuie să faci:

• Alocă un mentor sau un „buddy” din echipa existentă pentru noii angajați. Acesta va ajuta la integrarea socială și va răspunde la întrebările lor zilnice.
• Personalizează training-urile în funcție de specificul rolului. De exemplu, un angajat din departamentul vânzări va avea un onboarding diferit față de unul din departamentul IT.
• Permite angajaților să aibă întâlniri cu managerii lor directi și cu membrii echipei, pentru a stabili așteptări clare și obiective de performanță.

4. Creează un mediu de învățare și susținere

Onboarding-ul nu ar trebui să fie doar un set de instruiri și sesiuni de prezentare, ci și un proces continuu de învățare și susținere. Asigură-te că noii angajați simt că au resursele necesare pentru a se dezvolta și că sunt încurajați să pună întrebări și să caute sprijin ori de câte ori au nevoie.

Ce trebuie să faci:

• Oferă acces la materiale de învățare, ghiduri de utilizare și tutoriale online.
• Crează sesiuni de feedback regulat, astfel încât angajații să știe unde se află în procesul lor de învățare și ce pot îmbunătăți.
• Fă în așa fel încât angajatul să se simtă confortabil să își exprime nelămuririle și preocupările.

5. Promovează cultura organizațională și valorile companiei

Un onboarding eficient nu presupune doar formarea profesională, ci și integrarea noilor angajați în cultura organizațională. Oamenii care înțeleg și se identifică cu valorile și misiunea companiei vor fi mult mai motivați să se implice și să contribuie la succesul acesteia. Este esențial ca angajații să înțeleagă ce înseamnă să faci parte din organizație și cum pot contribui la dezvoltarea ei.

Ce trebuie să faci:

• Organizează sesiuni care să explice viziunea, misiunea și valorile companiei. Pune accent pe importanța acestora și cum se aplică în activitatea zilnică.
• Încurajează integrarea noilor angajați în echipele interne și participarea la evenimente sociale ale companiei.
• Recompensează și recunoaște angajații care își demonstrează angajamentul față de valorile companiei.

6. Utilizează tehnologia pentru a eficientiza procesul de onboarding

În zilele noastre, tehnologia joacă un rol esențial în eficientizarea proceselor de onboarding. Platformele de onboarding digital permit angajatorilor să urmărească progresul noilor angajați, să le ofere acces la resurse esențiale și să creeze o experiență mai plăcută și mai organizată.

Ce trebuie să faci:

• Folosește platforme software care să ajute la gestionarea documentelor, semnăturilor electronice și accesului la training-uri online.
• Oferă sesiuni de onboarding video pentru a economisi timp și a permite angajaților să se familiarizeze cu informațiile la propriul ritm.
• Crează o pagină de resurse interne pentru ca angajații să aibă acces ușor la informațiile necesare.

7. Măsoară succesul onboarding-ului și îmbunătățește-l continuu

Onboarding-ul nu trebuie să fie un proces static. Este esențial să măsori succesul acestuia și să îl îmbunătățești constant pentru a răspunde nevoilor angajaților și pentru a face procesul mai eficient.

Ce trebuie să faci:

• Solicită feedback de la noii angajați pentru a înțelege ce le-a plăcut și ce nu în procesul de onboarding.
• Realizează sondaje la finalul perioadei de onboarding pentru a evalua gradul de satisfacție și adaptabilitate al angajaților.
• Îmbunătățește procesul pe baza feedback-ului primit, astfel încât să poți crea o experiență mai bună pentru următorii angajați.

În concluzie, un onboarding bine gândit este esențial pentru succesul pe termen lung al angajaților și al organizației. Prin planificarea din timp, personalizarea procesului, crearea unui mediu de învățare și integrarea culturii organizaționale, vei reuși să construiești o echipă mai motivată, mai productivă și mai angajată. Onboarding-ul este nu doar un proces de integrare, ci și o oportunitate de a crea o relație de încredere între angajați și companie, încă de la început.